Szwajcaria testuje odejście od Microsoft 365

Szwajcaria sprawdza drogę bez Microsoft 365

Szwajcarska administracja rozpoczęła przygotowania do ograniczenia zależności od Microsoft 365 i budowy bardziej suwerennego środowiska pracy opartego na rozwiązaniach open source. To nie jest jeszcze pełna migracja, ale pierwszy, duży krok w stronę alternatywy, która ma działać równolegle do obecnej platformy biurowej.

Według przyjętego planu, od końca 2027 roku około 3000 pracowników ma dostać dostęp do nowego, niezależnego zestawu narzędzi do pracy biurowej. W pierwszym etapie system ma obsługiwać najważniejsze funkcje: pocztę, kalendarz, dokumenty, prezentacje, telefonie oraz audio- i wideokonferencje.

Co ma zastąpić usługi Microsoftu

W testowanym środowisku przewidziano wykorzystanie kilku znanych komponentów open source:

• Collabora Online – do edycji dokumentów,
• Open-Xchange – jako zamiennik dla poczty, kalendarza, kontaktów i zadań,
• Nextcloud – do przechowywania plików,
• OpenProject – do zarządzania projektami,
• XWiki – do zarządzania wiedzą,
• Nordeck (Jitsi) – do wideokonferencji,
• Element – do komunikacji czatowej,
• Univention – do zarządzania tożsamością i dostępem.

Nowa platforma ma funkcjonować jako osobne środowisko, działające obok Microsoft 365. Na tym etapie nie ma jeszcze decyzji, czy w przyszłości zastąpi ono obecny system w całej administracji.

Testy potwierdziły, że pomysł ma sens

Podstawą do uruchomienia programu była wcześniejsza analiza wykonalności, w której sprawdzano, czy open source może obsłużyć standardową pracę urzędników. W badaniu uczestniczyło 172 testerów z kilku resortów.

Najlepiej oceniono:

• edycję dokumentów,
• pracę na plikach,
• współpracę zespołową,
• pocztę i kalendarz.

Wnioski były dość jasne: browserowa platforma open source nadaje się do podstawowych procesów biurowych i może też pełnić ważną rolę awaryjną, na przykład przy problemach z Microsoft 365.

Są też ograniczenia

Testy pokazały jednak, że rozwiązanie nie jest wolne od słabości. Największe problemy pojawiły się przy dużych wideokonferencjach, gdzie system ujawnił swoje ograniczenia wydajnościowe i organizacyjne.

To ważny sygnał, bo właśnie takie scenariusze często decydują o tym, czy administracja publiczna może naprawdę przejść na nową platformę, czy tylko uzupełnić nią dotychczasowe narzędzia.

Koszt i skala projektu

Pierwsza faza programu ma kosztować około 9 milionów franków szwajcarskich. Finansowanie ma pochodzić ze środków przeznaczonych przez parlament na budowę suwerennej, szwajcarskiej platformy open source do automatyzacji pracy biurowej.

Jednocześnie urzędnicy podkreślają, że wdrożenie to nie tylko zakup i instalacja oprogramowania. Potrzebne będą także:

• zmiany techniczne w istniejących systemach,
• dodatkowe analizy bezpieczeństwa i zgodności platform,
• budowa nowych kompetencji wewnątrz administracji,
• możliwe kolejne nakłady finansowe na rozwój i utrzymanie.

Największe wyzwanie: zależności od starej architektury

Jednym z najtrudniejszych elementów całego projektu pozostają liczne aplikacje i systemy urzędowe mocno związane z ekosystemem Microsoftu. To właśnie one mogą spowolnić lub skomplikować szerszą migrację.

Na razie Szwajcaria nie ogłasza pełnego odcięcia od Microsoft 365. Zamiast tego testuje model stopniowego przejścia, w którym open source ma najpierw udowodnić, że może być realną i bezpieczną alternatywą dla kluczowych zadań administracji publicznej.